Arbeiten Sie im Team und tauschen rege Informationen untereinander aus? Dann könnte die Benutzung von Role Accounts interessant für Sie sein. Role Accounts sind E-Mail-Verteiler, die zur Strukturierung der firmeninternen Kommunikation eingesetzt werden können.

Das altbekannte Konzept der E-Mail-Verteiler ist denkbar einfach: E-Mails werden nicht an eine Person geschickt, sondern aufgabenbezogen an die Gruppe, die für die Bearbeitung zuständig ist.

Die Firmenstruktur wird quasi in Mail-Verteilern nachgebildet. Jedes Team (oder Abteilung) ist unter einem Namen bekannt, z. B. Vertrieb, Marketing, Einkauf, EDV. Jede Mail, die an den E-Mail-Verteiler vertrieb@IhreFirma.de geschickt wird, erreicht alle Personen, die diesem Verteiler zugeordnet sind.

Für Projekte können weitere Verteiler eingerichtet werden, die auch abteilungsübergeifend die Infomationen in der Projektgruppe verteilen.

So wird die Information im ganzen Team verteilt, das die Aufgaben gemeinsam bearbeitet. Auch von außen ist die gesamte Gruppe unter einer Mail-Adresse erreichbar. Voraussetzung dabei ist, dass alle Mitarbeiter diszipliniert die Verteiler in ihren E-Mails verwenden und bei der Antwort darauf achten, an den Verteiler zu schreiben. Dadurch sind alle in ihrem Themenbereich auf dem Laufenden, was insbesondere in Urlaubssituationen sinnvoll ist. Oft kann ein Kollege aus dem Team die Aufgaben ebenso gut erledigen wie die Kollegin, die im Urlaub ist.

Die Einrichtung von Verteilerlisten bietet jedes gängige Mail-System an, daher ist lediglich die organisatorische Entscheidung nötig, E-Mail-Verteiler zu benutzen.

Man kann einwenden, dass dann aber jeder und jede sehr viel E-Mail erhält. Ein solcher Effekt kann durch sinnvolle Zuordnung von Personen zu E-Mail-Verteilern reguliert werden. Jede Person sollte nur die "passenden" E-Mails erhalten. Es ist mit Role Accounts auch einfach möglich, Urlaubszeiten Rechnung zu tragen. Dasjenige Gruppenmittglied, das in den Urlaub geht, kann für diese Zeit aus dem Verteiler ausgetragen werden. Ob das sinnvoll ist, muss firmenintern geprüft werden und hängt sicher auch von der Dauer der Abwesenheit ab.

... und hier finden Sie die Role Accounts, unter denen Sie uns erreichen.