Das neue Babyfoto, ein Filmchen oder ein Textdokument, eine Zeichnung oder auch mehrere - es ist kein Problem, unseren Mitmenschen Dokumente per Mail zukommen zu lassen: Datei anhängen und ab die E-Post.

Dabei gibt es zwei Dinge, über die man sich Gedanken machen sollte, bevor man auf Senden klickt: 1. Wie Groß ist der Anhang? und 2. Kann der Empfänger die Datei öffnen? (Einer dritter Punkt wäre die Notwendigkeit von Anhängen. Dass Sie Ihren Kollegen den Termin für den Betriebsausflug nicht per Anhang mitteilen, setzen wir als selbstverständlich voraus)

Auf die Größe kommt es an

Eine zu große Datei nimmt nicht nur viele Ressourcen in Anspruch. Oftmals ist der Empfänger auch gar nicht in der Lage, Mails mit solchen Anhängen aufgrund einer Reglementierung des E-Mail-Anbieters zu empfangen. Hier kann die Datenkompression Abhilfe schaffen. Allerdings müssen Sie darauf achten, ein Verfahren zu wählen, mit dem der Empfänger klar kommt. Zudem gilt natürlich, dass Dateien durch eine Kompression nur bedingt verkleinert werden.

Eine elegantere Methode ist das Bereitstellen von Daten zum Herunterladen im Internet. Sie haben sicherlich schon einmal ein Formular oder ähnliches als PDF-Dokument im Internet geöffnet. Das ist nichts anderes. Genauso können Sie (wenn vorhanden) über Ihre Internetseite Daten zum Download bereitstellen. Das funktioniert nämlich auch, ohne die Datei auf der Seite zu verlinken.

Welche Sprache spreche ich?

Die Frage nach dem richtigen Dateiformat ist eine weitaus schwierigere. Die falsche Formatwahl hat zur Folge, dass der Empfänger die Datei entweder gar nicht öffnen kann oder sie aufgrund ungenügender Konvertierung verfälscht sieht. Genauso gut könnten Sie versuchen, sich in einer Sprache mitzuteilen, die Sie gar nicht oder nur rudimentär beherrschen. Beim Empfänger würde nicht viel ankommen.

Sie sollten ein vermeintlich neutrales Format wählen. Zugegeben, es ist nicht einfach zu sagen, welches z.B. ein neutrales Format für Textdokumente ist - das verbreitetste, das kostenlose oder etwas ganz anderes? So ist das DOC-Format (z.B. Microsoft Word) wahrscheinlich das am häufigsten genutzte Textformat. Allerdings ist die Open-Source-Gemeinde sehr umtriebig und das freie OpenOffice auf dem Vormarsch. Nun kann man zwar mit OpenOffice DOC-Dateien öffnen und erstellen, mit MS-Word aber keine OpenOffice-Dokumente. Zudem kommt es bei manchem Anwender einem Politikum gleich, ob man das Format des amerikanischen Softwareriesen oder ein freies Produkt wählt.

Let's speak PDF

Was also tun? Textdokumente, die vom Empfänger ohnehin nicht zu bearbeiten sind, könnten Sie als PDF versenden. Den zum "Verstehen" nötigen Acrobat Reader hat fast jeder auf seinem Rechner installiert. Zur Sicherheit könnten Sie einen Link zum Download der Software mitsenden. In OpenOffice können Sie Ihre Dokumente direkt als PDF speichern. Für Word-Dokumente benötigen Sie zwar ein zusätzliches Programm, doch sind davon einige als Freeware zu bekommen. Positiver Nebeneffekt: PDFs benötigen oft weniger Speicherplatz als Word-Dateien. Das macht sich deutlich bemerkbar, wenn Grafiken im Dokument eingebunden sind.

Man kann nie genau wissen, welches Format das beste ist. So sind Dateien aus Adobe Illustartor oder Freehand unter Grafikern gängiges Material. Die meisten Privatanwender stellen sie aber vor schier unlösbare Probleme.

Soll dem Empfänger die Möglichkeit zur Bearbeitung der angehängten Datei gegeben werden, sollten sie im Zweifel besser nachfragen, was er benötigt. Das gilt für Textdokumente genauso wie für die Bildbearbeitung.